Datenschutzerklärung für Veranstaltungen der Kindermann GmbH
1. Einführung
Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Prozesse, die Kindermann bei der Teilnahme an einer Veranstaltung verwendet, insbesondere hinsichtlich des Schutzes der personenbezogenen Daten der Personen, welche bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Veranstaltung verarbeitet und gespeichert werden.
2. Warum benötigen wir Ihre Informationen?
Folgende personenbezogenen Daten werden für die Durchführung der Veranstaltung wie folgt verarbeitet und verwendet:
- Ihre Kontaktdaten zur Anmeldung an der Veranstaltung
- sofern mit einer Übernachtung verbunden, Ihre An- und Abreisedaten, eventuelle Vorlieben und ggf. Zahlungsinformationen
- sofern ein Catering besteht eventuell Daten über Unverträglichkeiten und/oder Allergien sowie Essenswahlen, soweit erforderlich
- eventuell Daten über Behinderungen und andere körperliche Einschränkungen, um die Teilnahme so angenehm wie möglich zu gestalten und eventuelle notwendige Maßnahmen zu organisieren
Wenn Sie personenbezogene Daten anderer Personen beifügen, zum Beispiel von Ihrem Ehegatten oder Ihrer Begleitperson, willigen Sie ein, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, das Einverständnis dieser dritten Personen gemäß des jeweils anwendbaren Rechts einzuholen.
Die Angabe persönlicher Informationen ist freiwillig. Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihre Teilnahme ggf. nicht möglich ist, wenn Sie nur unvollständige oder gar keine Informationen bereitstellen.
Die zu Ihrer Einladung oder Anmeldung zu der Veranstaltung erforderlichen Daten werden unserer zentralen Datenbank für das Customer-Relationship-Management entnommen oder aber, sofern Sie noch in keiner Kundenbeziehung zu Kindermann stehen, von Ihnen selbst bereitgestellt.
Alle weiteren zur Durchführung der Veranstaltung ggf. erforderlichen Daten werden durch Sie selbst bereitgestellt, wenn Sie sich für die Teilnahme an der Veranstaltung entscheiden.
3. Wer kann Ihre Daten einsehen?
Ihre persönlichen Daten können zur Durchführung der Veranstaltung von den folgenden Personen/Teams eingesehen werden:
- Kindermann Mitarbeiter, die mit der Organisation und der Durchführung der Veranstaltung vertraut sind. Soweit es für den genannten Zweck erforderlich ist, findet eine Zusammenarbeit mit weiteren Unternehmen des Kindermann Netzwerks statt.
- Hotel, Vortragende, Fahrdienste, Caterer und weitere Dritte, die für die Durchführung der Veranstaltung benötigt werden.
- Interne und externe IT-Dienstleister, die im Rahmen der technischen Unterstützung für die Organisation und der Durchführung der Veranstaltung herangezogen werden.
4. Datenspeicherung
Die Regelungen und/oder Prozesse für die Speicherung von persönlichen Daten sind wie folgt:
- Daten werden nur im Rahmen der Durchführung der Veranstaltung erhoben und nicht länger als ein Jahr gespeichert, nachdem die Veranstaltung beendet ist, sofern wir nicht gesetzlich zur weiteren Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind.
- Nach dem Ablauf der Frist zur Speicherung der Daten (anhand der jeweils geltenden Regelungen und/oder Prozessen) werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht.
5. Sicherheit
Kindermann ist bemüht, den Schutz Ihrer persönlichen Daten sicherzustellen. Um unbefugten Zugriff zu verhindern, hat Kindermann entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, welche die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten gewährleisten.
Alle Kindermann Mitarbeiter und etwaige Dritte, die Kindermann für die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten beauftragt, sind verpflichtet, Ihre Daten streng vertraulich zu behandeln.
6. Kontrolle über Ihre persönlichen Daten
Kindermann wird Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben (außer an diejenigen, die in Abschnitt 3 oben erwähnt sind), sofern Sie uns hierzu nicht Ihre Einwilligung geben oder wir durch Gesetz zur Weitergabe verpflichtet sind.
Wenn Sie eine Bestätigung wünschen, ob oder inwieweit Ihre persönlichen Daten für die Veranstaltung verarbeitet werden, kontaktieren Sie bitte den Kindermann Datenschutzbeauftragten.
7. Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs
Kindermann bietet Ihnen die Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten korrekt und aktuell sind. Sofern Sie eine Berichtigung, Löschung oder Beschränkung des Zugriffs wünschen oder Ihre Einwilligung zur Erhebung oder Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widerrufen wollen, kontaktieren Sie bitte den Kindermann Datenschutzbeauftragten.
8. Aufnahmen auf der Veranstaltung
Regelmäßig werden unsere Veranstaltungen von Fotografen oder Filmteams begleitet, die Bilder oder Videoaufnahmen („Aufnahmen“) von der Veranstaltung anfertigen. Die Anfertigung und Veröffentlichung der Veranstaltungsaufnahmen erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer bebilderten Berichterstattung, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Die Aufnahmen werden zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit angefertigt und auf unserer Website, unseren Social-Media-Kanälen (unter anderem LinkedIn und Xing) oder auf der Veranstaltungswebsite veröffentlicht. Die oben angeführte Speicherdauer kommt diesfalls nicht zur Anwendung.
9. Informationen an das zentrale CRM-System
Die Information über Ihre Teilnahme wird in unserem zentralen CRM-System gespeichert. Diese Speicherung erfolgt aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen an einer transparenten Führung der Veranstaltungshistorie, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO).
10. Beschwerden
Sofern Sie einen Datenschutzverstoß durch Kindermann befürchten, können Sie den Kindermann Datenschutzbeauftragten kontaktieren.
Dieter Hocke
Telefon: +49 (0) 9303 9840-0 oder
E-Mail: datenschutz@kindermann.de
Sollten Sie der Datenverarbeitung nicht zustimmen oder sie widerrufen, können wir Sie bei der weiteren Organisation der Veranstaltung nicht weiter berücksichtigen. Eine Teilnahme an der Veranstaltung ist dann nicht möglich.